Про внесення змін до Положення про архівний відділ Лохвицької районної державної адміністрації

Версія для друкуВерсія для друку
Дата: 
30.09.2016
Номер: 
401

Відповідно до статей 5, 39, 41, 42 Закону України «Про місцеві державні адміністрації», Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи»,  постанови  Кабінету Міністрів України від 26 вересня 2012 ро-ку № 887 «Про затвердження Типового положення про  структурний  підрозділ  місцевої  державної  адміністрації», враховуючи Методичні рекомендації з розроблення Положення про архівний відділ районної, районної у місті Києві і Севастополі державної адміністрації, затверджені наказом Державної архівної служби України від 18 січня 2013 року № 4, та з метою належної організації роботи архівного відділу райдержадміністрації:

 

            1. Внести зміни до Положення про архівний відділ Лохвицької районної державної адміністрації, затвердженого розпорядженням голови від 15 січ-ня 2015 року № 9 «Про затвердження Положення про архівний відділ Лох-вицької районної державної адміністрації», виклавши його в новій редакції, що додається.

 

            2. Визнати таким, що втратило чинність, розпорядження голови Лох-вицької райдержадміністрації від 21 червня 2016 року № 271 «Про внесення змін до Положення про архівний відділ Лохвицької районної державної адміністрації».

 

 

 

           Голова

районної державної

      адміністрації                                                                         В.РЯЗАНОВ

 

 

 

 

                                                                                     ЗАТВЕРДЖЕНО

 

                                                                                розпорядженням голови

                                                                                райдержадміністрації

                                                                                     15 січня 2015 р. № 9

                                                                                (в редакції розпорядження  

                                                                                голови  райдержадміністрації

                                                                                30 вересня 2016 р. № 401)

                  

 

ПОЛОЖЕННЯ

про архівний відділ Лохвицької

районної державної адміністрації

(нова редакція)

 

І. Загальні положення

  1. Архівний відділ Лохвицької районної державної адміністрації (далі — відділ) є структурним підрозділом райдержадміністрації, що утворюється головою Лохвицької районної державної адміністрації, підзвітний і підконтрольний  голові районної державної адміністрації та відповідно Державному архіву Полтавської області (далі – держархів області)

 

            2. Відділ у своїй діяльності керується Конституцією, законами України, актами Президента України та Кабінету Міністрів України, наказами Мін’юсту та Державної архівної служби України, розпорядженнями голови Полтавської обласної державної адміністрації та Лохвицької районної державної адміністрації, рішеннями Лохвицької районної ради, Полтавської обласної ради, наказами директора держархіва області, а також цим Положенням.  

 

ІІ. Основні завдання

1.  Реалізація державної політики у галузі архівної справи і діловодства, здійснення управління архівною справою і діловодством на території району.

 

2. Координація діяльності державних органів, органів місцевого са-     моврядування, підприємств, установ та організацій усіх форм власності, зокрема приватних архівних установ, заснованих фізичними особами та/або юридич-ними особами приватного права (приватні архіви), у питаннях архівної справи і діловодства.

 

3. Внесення до Національного архівного фонду архівних документів, що мають місцеве значення, ведення їх обліку, зберігання та використання відо-мостей, що в них містяться.

 

4. Здійснення контролю за діяльністю архівних установ і служб діло-водства, забезпечення додержання законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи.

 

ІІІ. Функції

  1. Відділ відповідно до покладених на нього завдань:

  1) організовує виконання Конституції і законів України, актів Президента України, Кабінету Міністрів України, наказів міністерств, інших центральних органів виконавчої влади та здійснює контроль за їх реалізацією;

  2) забезпечує у межах своїх повноважень захист прав і законних інтересів фізичних та юридичних осіб;

  3) здійснює державний контроль за дотриманням підприємствами, установами та організаціями правил, норм, стандартів у межах визначених повноважень;

  4) аналізує стан та тенденції соціально-економічного і культурного розвитку з архівної справи та діловодства у межах району та вживає заходів до усунення недоліків;

  5) розробляє проекти розпоряджень голови районної держадміністрації;

  6) забезпечує здійснення заходів щодо запобігання і протидії корупції;

  7) розглядає в установленому законодавством порядку звернення громадян;

  8) опрацьовує запити і звернення народних депутатів України та депутатів районної, селищної, сільських рад;

  9) організовує роботу з укомплектування, зберігання, обліку та використання архівних документів;

 10) забезпечує захист персональних даних;

 11) складає і за погодженням з держархівом області подає для               затвердження в установленому порядку проекти державних цільових програм, затверджує плани розвитку архівної справи в районі, забезпечує їх виконання;

 12) забезпечує зберігання, облік і охорону:

 документів Національного архівного фонду з різними носіями інформації, переданих відділу державними органами, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями незалежно від форми    власності та об’єднаннями громадян, громадськими спілками, які діють (діяли) на території району;

 документів особового походження; друкованих, ілюстративних та інших матеріалів, що використовуються для довідково-інформаційної роботи;

 облікових документів і довідкового апарату до них;

 13) організовує роботу, пов’язану з внесенням профільних документів до Національного архівного фонду або вилученням документів з нього незалежно від місця зберігання і форми власності на них;

 14) проводить в установленому порядку облік, обстеження та аналіз     діяльності архівних установ, які створені на території району, незалежно від форми власності та підпорядкування;

 15) інформує держархів області про виявлення архівних документів, що не мають власника або власник яких невідомий, а також про здійснення продажу документів Національного архівного фонду з метою реалізації переважного права держави на їх придбання;

 16) веде облік юридичних осіб та фізичних осіб – джерел формування Національного архівного фонду та юридичних осіб, у діяльності яких не утворюються документи Національного архівного фонду, які перебувають у зоні комплектування архівного відділу районної державної адміністрації, на підставі затверджених списків;

 17) подає на затвердження держархіву області списки джерел формування Національного архівного фонду, які перебувають у зоні комплектування відділу;

 18) перевіряє роботу архівних підрозділів і служб діловодства державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, зокрема об’єднань громадян, громадських спілок, релігійних організацій, з метою здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи шляхом проведення планових та позапланових перевірок, надає зазначеним підрозділам і службам методичну допомогу в організації діловодства та зберігання доку-ментів;

 19) надає консультаційно-методичну допомогу в організації діяльності архівної установи для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових або інших правовідносин юридичних і фізичних осіб на відповідній території, та інших архівних документів, що не належать до Національного архівного фонду (трудовий архів);

 20) веде зведений облік архівних документів, що зберігають державні органи, органи місцевого самоврядування, підприємства, установи та організації району, подає належні відомостей про ці документи держархіву області;

 21) надає на договірних засадах послуги підприємствам, установам та організаціям з упорядкування документів.

 22) передає держархіву області у визначені ним строки документи та   довідковий апарат до них для постійного зберігання;

 23) створює і вдосконалює довідковий апарат до документів Національного архівного фонду;

 24) надає архівні довідки, копії з документів та іншим шляхом задовольняє запити фізичних і юридичних осіб, забезпечує у разі виявлення в архівних документах недостовірних відомостей про особу на вимогу фізичних осіб      долучення до архівних документів письмового обґрунтованого спростування чи додаткових відомостей про особу;

 25) вивчає, узагальнює і поширює досвід роботи архівних установ;

 26) здійснює інші передбачені законом повноваження.

 

 

ІV. Права

 1. Відділ має право:

 1) одержувати в установленому законодавством порядку від інших   структурних підрозділів районної держадміністрації, органів місцевого          самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми  власності та їх посадових осіб інформацію, документи і матеріали, необхідні для виконання покладених на нього завдань;

 2) вносити в установленому порядку пропозиції щодо удосконалення роботи районної держадміністрації з архівної справи та діловодства;

 3) користуватись в установленому порядку інформаційними базами органів виконавчої влади, системами зв’язку і комунікацій, мережами спеціального зв’язку та іншими технічними засобами;

 4) скликати в установленому порядку наради, проводити семінари та конференції з питань, що належать до компетенції відділу;

 5) вимагати від юридичних і фізичних осіб, які мають архівні документи, від часу створення яких минуло понад 50 років, або які мають намір здійснити відчуження, вивезення за межі України архівних документів, проведення      експертизи цінності таких документів;

 6) отримувати в установленому порядку документи юридичних осіб з метою виявлення документів, що підлягають внесенню до Національного      архівного фонду, крім тих, що містять інформацію з обмеженим доступом;

 7) проводити планові та позапланові перевірки архівних підрозділів і служб діловодства державних органів, органів місцевого самоврядування,    підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, об’єднань громадян, громадських спілок, релігійних організацій, а також трудових, приватних архівів з метою здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи;

 8) звертатися до суду з позовом про позбавлення власника документів Національного архівного фонду, який не забезпечує належну їх збереженість, права власності на ці документи;

 9) порушувати в установленому порядку питання про зупинення діяль-ності архівних установ, які не забезпечують збереженість документів Націо-нального архівного фонду;

 10) порушувати в порядку, встановленому законодавством, питання про притягнення до відповідальності працівників архівних установ, користувачів документів Національного архівного фонду та інших осіб, винних у порушенні законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, а також про відшкодування ними збитків, заподіяних власнику документів Національного архівного фонду або уповноваженій ним особі;

 11) установлювати ціни на роботи і послуги, що виконуються державним архівом;

 12) відвідувати архівні підрозділи і служби діловодства державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій   незалежно від форми власності та об’єднань громадян, громадських спілок з правом доступу до їх документів, за винятком тих, що згідно із законодавством спеціально охороняються.

 

V. Взаємодія з іншими суб’єктами

 1. Відділ в установленому законодавством порядку та у межах повноважень взаємодіє з іншими структурними підрозділами та апаратом районної держадміністрації, органами місцевого самоврядування, територіальними органами міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, а також підприємствами, установами та організаціями з метою створення умов для про-вадження послідовної та узгодженої діяльності щодо строків, періодичності одержання і передачі інформації, необхідної для належного виконання покладених на нього завдань та здійснення запланованих заходів.

 

 

VI. Керівництво

 1. Відділ очолює начальник, який призначається на посаду і звільняється з посади головою районної держадміністрації згідно із законодавством про державну службу за погодженням із Полтавською обласною держадміністрацією.

 

 2. Начальник відділу:

 1) здійснює керівництво відділом, несе персональну відповідальність за організацію та результати його діяльності, сприяє створенню належних умов праці у підрозділі;

 2) подає на затвердження голові районної держадміністрації Положення про архівний відділ райдержадміністрації;

 3) планує роботу відділу, вносить пропозиції щодо формування планів роботи районної держадміністрації;

 31) здійснює повноваження з питань державної служби та організації роботи інших працівників відділу;

 4) затверджує посадові інструкції працівників відділу та розподіляє обов’язки між ними;

 5) вживає заходів до удосконалення організації та підвищення ефективності роботи відділу;

 6) звітує  перед  головою  районної  держадміністрації  про виконання покладених на структурний підрозділ завдань та затверджених планів роботи;

 7) може входити до складу колегії відповідної районної держадміністрації;

           8) вносить пропозиції щодо розгляду на засіданнях колегії питань, що належать до компетенції відділу, та розробляє проекти відповідних рішень;

           9) видає в межах своїх повноважень накази, організовує контроль за їх виконанням.

 Накази нормативно – правового характеру, які зачіпають права і законні інтереси громадян або мають міжвідомчий характер, підлягають державній реєстрації в територіальних органах Міністерства юстиції України;

           10) може брати участь у засіданнях органів місцевого самоврядування;

 11) представляє інтереси відділу у взаємовідносинах з іншими структурними підрозділами районної держадміністрації, з міністерствами, іншими центральними органами виконавчої влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями — за дорученням керівництва районної держадміністрації;

 12) проводить особистий прийом громадян з питань, що належать до   повноважень відділу;

 13) забезпечує дотримання працівниками відділу правил внутрішнього трудового розпорядку та виконавської дисципліни;

 14) організовує роботу з підвищення рівня професійної компетентності державних службовців відділу;

 15) здійснює інші повноваження, визначені законом.

 

 3. Для проведення експертизи цінності документів відділ утворює        експертну комісію. Склад експертної комісії і положення про неї затверджує голова райдержадміністрації відповідно до типового положення, затвердженого Мін'юстом.

 

 4. Архівний відділ утримуються за рахунок коштів державного бюджету.

 

 41. Архівний відділ є неприбутковою установою, в разі отримання доходу (прибутку) забороняється розподіляти такий дохід (прибуток) або їх частини серед членів органів управління, інших пов’язаних з ними осіб, а також серед працівників відділу (крім оплати їхньої праці, нарахування єдиного соціального внеску).

 

 42. У разі припинення відділу (у результаті його ліквідації, злиття, поділу, приєднання або перетворення) при наявності активів здійснити їх передачу одній або кільком неприбутковим організаціям відповідного виду або  зарахувати до доходу бюджету.

 

 5. Граничну чисельність, фонд оплати праці працівників відділу визначає голова районної держадміністрації у межах відповідних бюджетних призначень.

 

VII. Прикінцеве положення

 1. Відділ є юридичною особою публічного права, має печатку із зображенням Державного Герба України та своїм найменуванням, власні бланки,  рахунки в органах Державної казначейської служби України.

 

 2.  Забезпечення архівного відділу райдержадміністрації службовим приміщенням та архівосховищем, технічними, транспортними, протипожежними та іншими засобами, які необхідні для виконання поставлених завдань,         здійснює районна державна адміністрація.

 

 

 

Керівник апарату

райдержадміністрації                                                                А.М. Власенко

 

Наверх ↑