Про затвердження Положення про загальний відділ апарату Лохвицької районної державної адміністрації

Версія для друкуВерсія для друку
Дата: 
20.07.2016
Номер: 
307

Відповідно до статей 5, 44 Закону України «Про місцеві державні
адміністрації», керуючись постановою Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2012 року № 1242 «Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим,  місцевих  органах виконавчої влади», пунктом 4 постанови Кабінету Міністрів України від 18 квітня 2012 року № 606 «Про затвердження рекомендаційних переліків структурних підрозділів обласної, Київської та Севастопольської міської, районної, районної в мм. Києві та Севастополі державних адміністрацій» (із змінами), на виконання Закону України від 10 грудня 2015 року № 889-VIII «Про державну службу»:

 

1. Затвердити Положення про загальний відділ апарату Лохвицької
районної  державної адміністрації (додається).

 

2. Визнати таким, що втратило чинність, розпорядження голови районної
державної  адміністрації  від  10  березня 2011 р. № 117 «Про затвердження Положення про загальний відділ апарату районної державної адміністрації».

 

 

 

 

 

 

           Голова

районної державної

      адміністрації                                                                         В.РЯЗАНОВ

 

 

 

                                                                                  ЗАТВЕРДЖЕНО

                                                                                  Розпорядження голови

                                                                                  Лохвицької районної

                                                                                  державної адміністрації

                                                                                  20 липня 2016 р. № 307

 

 

Положення

про загальний відділ апарату Лохвицької районної державної адміністрації

 

 

1. Загальний відділ апарату Лохвицької районної державної адміністрації
(далі – відділ) є структурним підрозділом апарату Лохвицької
районної державної адміністрації (далі – райдержадміністрація),
який утворюється головою райдержадміністрації з метою забезпечення
єдиного порядку документування управлінської інформації та
організації роботи з документами незалежно від способу фіксації та
відтворення, яка міститься в документах, включаючи їх підготовку,
реєстрацію, облік, організацію передачі, зберігання та контроль
за виконанням. У своїй діяльності відділ з питань здійснення контролю безпосередньо підпорядковується голові райдержадміністрації, з інших
питань – керівникові апарату райдержадміністрації.

Координацію заходів щодо забезпечення контролю за виконанням актів
та доручень Президента України, Кабінету Міністрів України, розпоряджень та доручень голови облдержадміністрації та методичне керівництво діяльністю відділу здійснює – відділ контролю апарату Полтавської обласної державної адміністрації.

 

2. Відділ у своїй діяльності керується Конституцією України, законами
України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, іншими
нормативними актами, розпорядженнями голів Полтавської обласної та Лох-вицької районної державних адміністрацій, а також Положенням про загальний відділ апарату Лохвицької районної державної адміністрації (далі – Положення).

 

3. Робота відділу проводиться за квартальними планами, що затверджуються керівником апарату райдержадміністрації з врахуванням вимог Регла-менту райдержадміністрації.

 

4. Основними завданнями відділу є:

1) встановлення єдиного порядку документування управлінської інформації та роботи з документами із застосуванням сучасних автоматизованих систем, методичне керівництво і контроль за дотриманням установленого порядку роботи з документами в структурних підрозділах райдержадміністрації та її апарату;

2) розроблення інструкції з діловодства райдержадміністрації та номенклатури справ апарату райдержадміністрації;

3) забезпечення реєстрації та ведення обліку документів;

4) організація документообігу, формування справ, їх зберігання та підготовка до передачі до архівного підрозділу апарату райдержадміністрації;

5) забезпечення впровадження та контроль дотримання структурними підрозділами райдержадміністрації вимог інструкції з діловодства, регламенту райдержадміністрації та національних стандартів;

6) забезпечення дотримання єдиних вимог щодо підготовки документів та організації роботи з ними в умовах електронного документообігу;

7) проведення  аналізу інформації про документообіг, необхідної для прийняття управлінських рішень;

8) забезпечення опрацювання розпоряджень та доручень голови рай-держадміністрації, протоколів засідань колегії райдержадміністрації, нарад у голови райдержадміністрації, їх належне оформлення та зберігання протягом визначеного терміну;

9) здійснення контролю за виконанням структурними підрозділами райдержадміністрації, територіальними органами міністерств, центральних органів виконавчої влади в частині здійснення ними повноважень місцевих державних адміністрацій та органами місцевого самоврядування в частині здійснення ними делегованих повноважень органів виконавчої влади (далі - територіальні органи міністерств, центральних органів виконавчої влади та органи місцевого самоврядування) актів та доручень Президента України, Кабінету Міністрів України,  актів  міністерств,  інших  центральних органів виконавчої влади, розпоряджень і доручень голів Полтавської облдержадміністрації та Лохвицької райдержадміністрації (далі - документи), а також аналіз причин порушення строків виконання документів і внесення пропозицій щодо їх усунення;

10) підготовка інформаційно-аналітичних та інших матеріалів з питань виконання документів;

11) інформування голови райдержадміністрації про стан виконання документів структурними підрозділами райдержадміністрації, територіальними органами міністерств, центральних органів виконавчої влади та органами місцевого самоврядування;

12) підготовка проектів розпоряджень і доручень голови рай-держадміністрації з питань, що належать до компетенції відділу.

 

5. Відділ відповідно до покладених на нього завдань:

1) приймає, реєструє і передає (відправляє) за призначенням вхідну
(вихідну) кореспонденцію, у тому числі кореспонденцію, яка надходить за
допомогою програмних засобів, кореспонденцію, яка містить службову інформацію, а також внутрішню документацію апарату райдержадміністрації;

2) забезпечує роботу з документами в системі автоматизованого
діловодства;

3) розробляє інструкцію з діловодства в райдержадміністрації та
номенклатуру справ апарату райдержадміністрації;

4) здійснює реєстрацію, забезпечує розмноження розпоряджень, доручень голови райдержадміністрації, протоколів нарад, своєчасне доведення їх до структурних підрозділів райдержадміністрації, територіальних органів мі-ністерств, центральних органів виконавчої влади та органів місцевого самоврядування;

5) організовує документообіг, формування справ, їх зберігання та
підготовку для передачі до архівного підрозділу райдержадміністрації;

6) забезпечує впровадження та контроль дотримання структурними
підрозділами райдержадміністрації та її апарату вимог Інструкції з діловодства
в райдержадміністрації, Регламенту райдержадміністрації та Національних
стандартів;

7) проводить аналіз інформації про документообіг, необхідної для
прийняття управлінських рішень;

8) забезпечує контроль за своєчасним надходженням інформаційних та
інших матеріалів від структурних підрозділів райдержадміністрації,
територіальних органів міністерств, центральних органів виконавчої влади
про стан виконання документів;

9) забезпечує дотримання єдиних вимог щодо підготовки документів та
організації роботи з ними в умовах електронного документообігу;

10) здійснює опрацювання розпоряджень голови райдержадміністрації,
протоколів засідань колегії райдержадміністрації, нарад у голови
райдержадміністрації, їх належне оформлення та зберігання протягом
визначеного терміну;

11) формує та веде електронну базу виданих розпоряджень голови
райдержадміністрації та передає на електронних носіях тексти розпоряджень голови райдержадміністрації посадовій особі, що відповідає а апараті рай-держадміністрації за оприлюднення інформації на веб-сайті райдержадміністрації для розміщення цих розпоряджень на веб-сайті;

12) забезпечує технічний контроль за строками виконання службових
документів;

13) готує та завчасно і систематично надає структурним підрозділам
райдержадміністрації, територіальним органам міністерств, центральних органів виконавчої влади щотижневі письмові переліки документів, що підлягають
виконанню та нагадування про документи строк виконання яких закінчився;

14) готує інформаційно-аналітичні матеріали для голови райдержадмі-ністрації, його заступників, керівника апарату райдержадміністрації щодо виконання документів;

15) надає на паперових носіях копії розпоряджень голови райдержадмі-ністрації до Полтавської обласної державної адміністрації та до територіального органу прокуратури;

16) надає на паперових та електронних носіях переліки актів, прийнятих головою районної державної адміністрації до територіального органу Мі-ністерства юстиції України для проведення перевірки додержання законо-давства про державну реєстрацію нормативно-правових актів;

17) оперативно виявляє факти порушення виконавської дисципліни та
готує відповідні доповідні записки та проекти розпоряджень (доручень) голови
райдержадміністрації про вжиття заходів впливу на порушників виконавської
дисципліни;

18) здійснює тимчасове зберігання та оперативний пошук документів;

19) організовує роботу з архівними документами райдержадміністрації відповідно до Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи», забезпечує контроль за правильністю формування, оформлення і зберігання справ, що підлягають здачі до архіву, проводить експертизу наукової і практичної цінності документів при їх відборі на державне зберігання, готує справи до здачі в архівний відділ райдержадміністрації;

20) вносить пропозиції щодо розгляду на засіданнях колегії
райдержадміністрації, нарад у голови райдержадміністрації питань  про  стан  виконання документів в апараті, структурних підрозділах райдержадміністрації, територіальних органах центральних органів виконавчої влади;

21) здійснює разом з відділом організаційної роботи та управління персоналом апарату райдержадміністрації організаційну та документальну підготовку засідань колегії райдержадміністрації, нарад у голови райдержадміністрації та інших заходів, що нею проводяться;

22) оформляє протоколи засідань колегії райдержадміністрації та нарад, що проводяться головою райдержадміністрації;

23) забезпечує в установленому порядку організацію реєстрації документів у реєстрі публічної інформації, що перебуває у володінні Лохвицької районної державної адміністрації;

24) готує проекти розпоряджень голови райдержадміністрації з питань, що належать до компетенції відділу;

25) розробляє і вносить в установленому порядку пропозиції з питань
удосконалення організації діловодства та здійснення контролю за станом
виконавської дисципліни;

26) забезпечує впровадження культури діловодства та підвищення
кваліфікації працівників, відповідальних за роботу з документами та за
організацію контролю в апараті та структурних підрозділах райдержадміністрації;

27) засвідчує гербовою печаткою документи, підписані керівництвом райдержадміністрації;

28) разом з іншими відділами апарату райдержадміністрації бере участь у розробці та виданні довідників, інформаційних бюлетенів, інструкцій, мето-дичних рекомендацій та інших документів з питань діяльності райдержадмі-ністрації;

29) виконує інші функції, що випливають із покладених на відділ
завдань.

6. Відділ має право:

1) одержувати в установленому законодавством порядку від
структурних підрозділів райдержадміністрації, територіальних підрозділів
міністерств, центральних органів виконавчої влади та органів місцевого самоврядування  інформацію,  документи  і  матеріали, необхідні  для виконання покладених на нього завдань;

2) проводити в апараті, структурних підрозділах райдержадміністрації
перевірки виконання службових документів;

3) вносити в установленому порядку відповідні пропозиції і перевіряти
повноту усунення порушень та недоліків, виявлених попередніми
перевірками з питань, що належать до його компетенції;

4) вносити пропозиції щодо зняття з контролю чи продовження строків
виконання документів;

5) повертати головним розробникам проекти розпоряджень та інші
документи, оформлені з порушеннями вимог чинної Інструкції з діловодства в
райдержадміністрації;

6) за результатами роботи з документами вносити пропозиції щодо
заохочення або притягнення до відповідальності керівників структурних
підрозділів та інших посадових осіб райдержадміністрації;

7) ініціювати скликання нарад з питань, що віднесені до повноважень
відділу;

8) брати участь у засіданнях колегій, нарадах у голови райдержадміністрації та нарадах що проводяться в структурних підрозділах райдержадміністрації, територіальних органах центральних органів виконавчої влади;

9) вносити в межах компетенції відділу пропозиції щодо покращення
роботи з організації діловодства та впровадження необхідних інструктивних
документів.

 

7. Відділ, у процесі виконання покладених на нього завдань, взаємодіє
з іншими структурними підрозділами та апарату райдержадміністрації, терито-ріальними органами міністерств, центральних органів виконавчої влади та органами місцевого самоврядування.

 

8. Відділ очолює начальник, який призначається на посаду і звільняється з посади головою райдержадміністрації за поданням керівника апарату рай-держадміністрації, у встановленому чинним законодавством порядку.

 

 

9. Начальник відділу:

1) здійснює керівництво діяльністю відділу, несе персональну
відповідальність за виконання покладених на відділ завдань і здійснення ним
своїх функцій;

2) забезпечує виконання планів роботи районної державної адміністрації
та її апарату з питань, що стосуються відділу, та планів роботи відділу;

3) уживає заходів щодо підвищення ефективності роботи відділу;

4) визначає обов’язки та права працівників відділу;

5) вносить на розгляд керівництва райдержадміністрації пропозиції щодо
структури та штатної чисельності відділу, подання про призначення,
переміщення та звільнення працівників, їх заохочення і притягнення до
відповідальності;

6) організовує разом з відділом організаційної роботи та управління персоналом апарату райдержадміністрації роботу з добору та розстановки кадрів, координує роботу з формування кадрового резерву відділу;

7) забезпечує дотримання працівниками відділу законодавства України з
питань державної служби та запобігання і протидії корупції;

8) проводить роботу зі створення для працівників відділу належних умов
праці, забезпечення їх необхідним канцелярським приладдям, витратними
матеріалами та технічними засобами;

9) забезпечує підвищення кваліфікації спеціалістів відділу, у межах своєї
компетенції дає їм обов’язкові до виконання доручення, вимагає дотримання
ними правил внутрішнього трудового розпорядку;

10) вносить на розгляд керівництва райдержадміністрації пропозиції з
питань поліпшення ведення діловодства, архівної справи, організації контролю
за виконанням документів та інших питань, що належать до компетенції
відділу;

11) аналізує стан організації контролю, уживає необхідних заходів
із недопущення зриву строків виконання документів, що знаходяться
на контролі у відділі. У разі виявлених грубих порушень в організації
контролю і незадовільного стану виконавської дисципліни, вносить
пропозиції про притягнення посадових осіб до відповідальності;

12) координує роботу відділу з іншими структурними підрозділами райдержадміністрації та її апарату, бере участь у заходах, які проводяться рай-держадміністрацією;

13) підписує та візує документи в межах своєї компетенції, дає дозвіл на тиражування службових документів, підготовку та видачу копій і витягів з документів після дозволу керівництва райдержадміністарації;

14) представляє відділ у державних установах та громадських організаціях з питань, пов’язаних з його діяльністю;

15) виконує інші обов’язки, покладені на нього керівництвом райдерж-адміністрації.

 

 

10. Відділ у своїй роботі використовує печатки, штампи, бланк для листа, визначених зразків.

 

11. Структура, чисельність працівників та штатний розпис відділу встановлюється головою райдержадміністрації.

 

12. Працівники відділу призначаються на посади і звільняються з посад в установленому законом порядку головою райдержадміністрації.

 

 

 

 

 

Заступник керівника

апарату райдержадміністрації                                                   П.В.Бутко

Наверх ↑