Про затвердження Положення про загальний відділ апарату Лохвицької районної державної адміністрації
Версія для друкуВідповідно до статей 5, 44 Закону України «Про місцеві державні
адміністрації», керуючись постановою Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2012 року № 1242 «Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади», пунктом 4 постанови Кабінету Міністрів України від 18 квітня 2012 року № 606 «Про затвердження рекомендаційних переліків структурних підрозділів обласної, Київської та Севастопольської міської, районної, районної в мм. Києві та Севастополі державних адміністрацій» (із змінами), на виконання Закону України від 10 грудня 2015 року № 889-VIII «Про державну службу»:
1. Затвердити Положення про загальний відділ апарату Лохвицької
районної державної адміністрації (додається).
2. Визнати таким, що втратило чинність, розпорядження голови районної
державної адміністрації від 10 березня 2011 р. № 117 «Про затвердження Положення про загальний відділ апарату районної державної адміністрації».
Голова
районної державної
адміністрації В.РЯЗАНОВ
ЗАТВЕРДЖЕНО
Розпорядження голови
Лохвицької районної
державної адміністрації
20 липня 2016 р. № 307
Положення
про загальний відділ апарату Лохвицької районної державної адміністрації
1. Загальний відділ апарату Лохвицької районної державної адміністрації
(далі – відділ) є структурним підрозділом апарату Лохвицької
районної державної адміністрації (далі – райдержадміністрація),
який утворюється головою райдержадміністрації з метою забезпечення
єдиного порядку документування управлінської інформації та
організації роботи з документами незалежно від способу фіксації та
відтворення, яка міститься в документах, включаючи їх підготовку,
реєстрацію, облік, організацію передачі, зберігання та контроль
за виконанням. У своїй діяльності відділ з питань здійснення контролю безпосередньо підпорядковується голові райдержадміністрації, з інших
питань – керівникові апарату райдержадміністрації.
Координацію заходів щодо забезпечення контролю за виконанням актів
та доручень Президента України, Кабінету Міністрів України, розпоряджень та доручень голови облдержадміністрації та методичне керівництво діяльністю відділу здійснює – відділ контролю апарату Полтавської обласної державної адміністрації.
2. Відділ у своїй діяльності керується Конституцією України, законами
України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, іншими
нормативними актами, розпорядженнями голів Полтавської обласної та Лох-вицької районної державних адміністрацій, а також Положенням про загальний відділ апарату Лохвицької районної державної адміністрації (далі – Положення).
3. Робота відділу проводиться за квартальними планами, що затверджуються керівником апарату райдержадміністрації з врахуванням вимог Регла-менту райдержадміністрації.
4. Основними завданнями відділу є:
1) встановлення єдиного порядку документування управлінської інформації та роботи з документами із застосуванням сучасних автоматизованих систем, методичне керівництво і контроль за дотриманням установленого порядку роботи з документами в структурних підрозділах райдержадміністрації та її апарату;
2) розроблення інструкції з діловодства райдержадміністрації та номенклатури справ апарату райдержадміністрації;
3) забезпечення реєстрації та ведення обліку документів;
4) організація документообігу, формування справ, їх зберігання та підготовка до передачі до архівного підрозділу апарату райдержадміністрації;
5) забезпечення впровадження та контроль дотримання структурними підрозділами райдержадміністрації вимог інструкції з діловодства, регламенту райдержадміністрації та національних стандартів;
6) забезпечення дотримання єдиних вимог щодо підготовки документів та організації роботи з ними в умовах електронного документообігу;
7) проведення аналізу інформації про документообіг, необхідної для прийняття управлінських рішень;
8) забезпечення опрацювання розпоряджень та доручень голови рай-держадміністрації, протоколів засідань колегії райдержадміністрації, нарад у голови райдержадміністрації, їх належне оформлення та зберігання протягом визначеного терміну;
9) здійснення контролю за виконанням структурними підрозділами райдержадміністрації, територіальними органами міністерств, центральних органів виконавчої влади в частині здійснення ними повноважень місцевих державних адміністрацій та органами місцевого самоврядування в частині здійснення ними делегованих повноважень органів виконавчої влади (далі - територіальні органи міністерств, центральних органів виконавчої влади та органи місцевого самоврядування) актів та доручень Президента України, Кабінету Міністрів України, актів міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, розпоряджень і доручень голів Полтавської облдержадміністрації та Лохвицької райдержадміністрації (далі - документи), а також аналіз причин порушення строків виконання документів і внесення пропозицій щодо їх усунення;
10) підготовка інформаційно-аналітичних та інших матеріалів з питань виконання документів;
11) інформування голови райдержадміністрації про стан виконання документів структурними підрозділами райдержадміністрації, територіальними органами міністерств, центральних органів виконавчої влади та органами місцевого самоврядування;
12) підготовка проектів розпоряджень і доручень голови рай-держадміністрації з питань, що належать до компетенції відділу.
5. Відділ відповідно до покладених на нього завдань:
1) приймає, реєструє і передає (відправляє) за призначенням вхідну
(вихідну) кореспонденцію, у тому числі кореспонденцію, яка надходить за
допомогою програмних засобів, кореспонденцію, яка містить службову інформацію, а також внутрішню документацію апарату райдержадміністрації;
2) забезпечує роботу з документами в системі автоматизованого
діловодства;
3) розробляє інструкцію з діловодства в райдержадміністрації та
номенклатуру справ апарату райдержадміністрації;
4) здійснює реєстрацію, забезпечує розмноження розпоряджень, доручень голови райдержадміністрації, протоколів нарад, своєчасне доведення їх до структурних підрозділів райдержадміністрації, територіальних органів мі-ністерств, центральних органів виконавчої влади та органів місцевого самоврядування;
5) організовує документообіг, формування справ, їх зберігання та
підготовку для передачі до архівного підрозділу райдержадміністрації;
6) забезпечує впровадження та контроль дотримання структурними
підрозділами райдержадміністрації та її апарату вимог Інструкції з діловодства
в райдержадміністрації, Регламенту райдержадміністрації та Національних
стандартів;
7) проводить аналіз інформації про документообіг, необхідної для
прийняття управлінських рішень;
8) забезпечує контроль за своєчасним надходженням інформаційних та
інших матеріалів від структурних підрозділів райдержадміністрації,
територіальних органів міністерств, центральних органів виконавчої влади
про стан виконання документів;
9) забезпечує дотримання єдиних вимог щодо підготовки документів та
організації роботи з ними в умовах електронного документообігу;
10) здійснює опрацювання розпоряджень голови райдержадміністрації,
протоколів засідань колегії райдержадміністрації, нарад у голови
райдержадміністрації, їх належне оформлення та зберігання протягом
визначеного терміну;
11) формує та веде електронну базу виданих розпоряджень голови
райдержадміністрації та передає на електронних носіях тексти розпоряджень голови райдержадміністрації посадовій особі, що відповідає а апараті рай-держадміністрації за оприлюднення інформації на веб-сайті райдержадміністрації для розміщення цих розпоряджень на веб-сайті;
12) забезпечує технічний контроль за строками виконання службових
документів;
13) готує та завчасно і систематично надає структурним підрозділам
райдержадміністрації, територіальним органам міністерств, центральних органів виконавчої влади щотижневі письмові переліки документів, що підлягають
виконанню та нагадування про документи строк виконання яких закінчився;
14) готує інформаційно-аналітичні матеріали для голови райдержадмі-ністрації, його заступників, керівника апарату райдержадміністрації щодо виконання документів;
15) надає на паперових носіях копії розпоряджень голови райдержадмі-ністрації до Полтавської обласної державної адміністрації та до територіального органу прокуратури;
16) надає на паперових та електронних носіях переліки актів, прийнятих головою районної державної адміністрації до територіального органу Мі-ністерства юстиції України для проведення перевірки додержання законо-давства про державну реєстрацію нормативно-правових актів;
17) оперативно виявляє факти порушення виконавської дисципліни та
готує відповідні доповідні записки та проекти розпоряджень (доручень) голови
райдержадміністрації про вжиття заходів впливу на порушників виконавської
дисципліни;
18) здійснює тимчасове зберігання та оперативний пошук документів;
19) організовує роботу з архівними документами райдержадміністрації відповідно до Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи», забезпечує контроль за правильністю формування, оформлення і зберігання справ, що підлягають здачі до архіву, проводить експертизу наукової і практичної цінності документів при їх відборі на державне зберігання, готує справи до здачі в архівний відділ райдержадміністрації;
20) вносить пропозиції щодо розгляду на засіданнях колегії
райдержадміністрації, нарад у голови райдержадміністрації питань про стан виконання документів в апараті, структурних підрозділах райдержадміністрації, територіальних органах центральних органів виконавчої влади;
21) здійснює разом з відділом організаційної роботи та управління персоналом апарату райдержадміністрації організаційну та документальну підготовку засідань колегії райдержадміністрації, нарад у голови райдержадміністрації та інших заходів, що нею проводяться;
22) оформляє протоколи засідань колегії райдержадміністрації та нарад, що проводяться головою райдержадміністрації;
23) забезпечує в установленому порядку організацію реєстрації документів у реєстрі публічної інформації, що перебуває у володінні Лохвицької районної державної адміністрації;
24) готує проекти розпоряджень голови райдержадміністрації з питань, що належать до компетенції відділу;
25) розробляє і вносить в установленому порядку пропозиції з питань
удосконалення організації діловодства та здійснення контролю за станом
виконавської дисципліни;
26) забезпечує впровадження культури діловодства та підвищення
кваліфікації працівників, відповідальних за роботу з документами та за
організацію контролю в апараті та структурних підрозділах райдержадміністрації;
27) засвідчує гербовою печаткою документи, підписані керівництвом райдержадміністрації;
28) разом з іншими відділами апарату райдержадміністрації бере участь у розробці та виданні довідників, інформаційних бюлетенів, інструкцій, мето-дичних рекомендацій та інших документів з питань діяльності райдержадмі-ністрації;
29) виконує інші функції, що випливають із покладених на відділ
завдань.
6. Відділ має право:
1) одержувати в установленому законодавством порядку від
структурних підрозділів райдержадміністрації, територіальних підрозділів
міністерств, центральних органів виконавчої влади та органів місцевого самоврядування інформацію, документи і матеріали, необхідні для виконання покладених на нього завдань;
2) проводити в апараті, структурних підрозділах райдержадміністрації
перевірки виконання службових документів;
3) вносити в установленому порядку відповідні пропозиції і перевіряти
повноту усунення порушень та недоліків, виявлених попередніми
перевірками з питань, що належать до його компетенції;
4) вносити пропозиції щодо зняття з контролю чи продовження строків
виконання документів;
5) повертати головним розробникам проекти розпоряджень та інші
документи, оформлені з порушеннями вимог чинної Інструкції з діловодства в
райдержадміністрації;
6) за результатами роботи з документами вносити пропозиції щодо
заохочення або притягнення до відповідальності керівників структурних
підрозділів та інших посадових осіб райдержадміністрації;
7) ініціювати скликання нарад з питань, що віднесені до повноважень
відділу;
8) брати участь у засіданнях колегій, нарадах у голови райдержадміністрації та нарадах що проводяться в структурних підрозділах райдержадміністрації, територіальних органах центральних органів виконавчої влади;
9) вносити в межах компетенції відділу пропозиції щодо покращення
роботи з організації діловодства та впровадження необхідних інструктивних
документів.
7. Відділ, у процесі виконання покладених на нього завдань, взаємодіє
з іншими структурними підрозділами та апарату райдержадміністрації, терито-ріальними органами міністерств, центральних органів виконавчої влади та органами місцевого самоврядування.
8. Відділ очолює начальник, який призначається на посаду і звільняється з посади головою райдержадміністрації за поданням керівника апарату рай-держадміністрації, у встановленому чинним законодавством порядку.
9. Начальник відділу:
1) здійснює керівництво діяльністю відділу, несе персональну
відповідальність за виконання покладених на відділ завдань і здійснення ним
своїх функцій;
2) забезпечує виконання планів роботи районної державної адміністрації
та її апарату з питань, що стосуються відділу, та планів роботи відділу;
3) уживає заходів щодо підвищення ефективності роботи відділу;
4) визначає обов’язки та права працівників відділу;
5) вносить на розгляд керівництва райдержадміністрації пропозиції щодо
структури та штатної чисельності відділу, подання про призначення,
переміщення та звільнення працівників, їх заохочення і притягнення до
відповідальності;
6) організовує разом з відділом організаційної роботи та управління персоналом апарату райдержадміністрації роботу з добору та розстановки кадрів, координує роботу з формування кадрового резерву відділу;
7) забезпечує дотримання працівниками відділу законодавства України з
питань державної служби та запобігання і протидії корупції;
8) проводить роботу зі створення для працівників відділу належних умов
праці, забезпечення їх необхідним канцелярським приладдям, витратними
матеріалами та технічними засобами;
9) забезпечує підвищення кваліфікації спеціалістів відділу, у межах своєї
компетенції дає їм обов’язкові до виконання доручення, вимагає дотримання
ними правил внутрішнього трудового розпорядку;
10) вносить на розгляд керівництва райдержадміністрації пропозиції з
питань поліпшення ведення діловодства, архівної справи, організації контролю
за виконанням документів та інших питань, що належать до компетенції
відділу;
11) аналізує стан організації контролю, уживає необхідних заходів
із недопущення зриву строків виконання документів, що знаходяться
на контролі у відділі. У разі виявлених грубих порушень в організації
контролю і незадовільного стану виконавської дисципліни, вносить
пропозиції про притягнення посадових осіб до відповідальності;
12) координує роботу відділу з іншими структурними підрозділами райдержадміністрації та її апарату, бере участь у заходах, які проводяться рай-держадміністрацією;
13) підписує та візує документи в межах своєї компетенції, дає дозвіл на тиражування службових документів, підготовку та видачу копій і витягів з документів після дозволу керівництва райдержадміністарації;
14) представляє відділ у державних установах та громадських організаціях з питань, пов’язаних з його діяльністю;
15) виконує інші обов’язки, покладені на нього керівництвом райдерж-адміністрації.
10. Відділ у своїй роботі використовує печатки, штампи, бланк для листа, визначених зразків.
11. Структура, чисельність працівників та штатний розпис відділу встановлюється головою райдержадміністрації.
12. Працівники відділу призначаються на посади і звільняються з посад в установленому законом порядку головою райдержадміністрації.
Заступник керівника
апарату райдержадміністрації П.В.Бутко
